なぜ必要？マニュアル作成で得られる4つのメリットとは

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皆さんの職場にマニュアルは存在していますか？
中には、マニュアルは作らずに、業務内容はすべて各従業員の頭の中だけで管理しているという場合もあるかと思います。

また、マニュアルの必要性は感じつつも、「マニュアルを作成する時間がない」「今はまだ作らなくても問題ない」といった理由から、なかなかマニュアル作成に取り掛かれていないという方も多いのではないでしょうか。

たしかにマニュアル作成には多くの時間や労力がかかりますが、正しく運用することで、業務の効率化や品質向上といった組織運営に欠かせない仕組みを構築することができます。

そこで今回は、マニュアルを作成するメリットについてご紹介いたします。

マニュアル作成のメリット

1．人材育成・社員教育にかかる時間の短縮

日々の業務に追われていると、なかなか人材育成や社員教育に十分な時間をとれないという場合も多いかと思います。

しかし、社員教育が不十分だと、業務を正確に理解できていないまま進めてしまい、結果的に品質の低下やミスの発生につながるおそれがあります。

マニュアルを導入することで、業務経験の浅い新入社員であっても、業務の流れや基礎知識を視覚的に確認することができ、わからない部分は何度でも繰り返し見直すことが可能です。「マニュアルを見ればわかる」という状態を作ることで、リモートワークでも安心して業務を進めることができます。

また、教える側もマニュアルに沿ってレクチャーできるため指示を出しやすく、教育にかかる負担が軽減されます。さらに、マニュアルによって社内の教育システムが標準化されるため、教える人によるばらつきも防ぐことができるでしょう。

2．属人化の解消

「あの人に聞かないとわからない」「その担当者にしかできない」といった業務が多い状態だと、担当者が急遽休んだり、異動・退職した際に業務が滞ってしまうリスクが高まります。

あらかじめマニュアル化しておくことで、担当者が不在の状況でも、他の従業員がスムーズに業務を進めることが可能です。

また、マニュアルがあれば引き継ぎもしやすくなるため、担当者の変更による業務品質の低下を防ぐことができます。

3．品質の維持

「マニュアルを見れば、誰でも同じように業務ができる」という点も、マニュアルの大きなメリットの一つです。従業員の経験やスキルに差があったとしても、マニュアルによって優秀な人のノウハウを共有することで、作業品質や対応スピードのばらつきを軽減することができます。

さらに、業務の抜け漏れも防げるため、ミスの防止にもつながり、全体的な業務の品質向上に寄与します。

4．業務効率の向上

マニュアルを作成することで、「次に何をすべきか」「トラブルが発生した場合はどのように対処すればよいか」が一目でわかるようになります。その結果、悩んだり、他の人に確認したりする時間が減るため、業務の効率化につながります。

さらに、「 マニュアルの作り方とは？おさえておきたい6つのステップ 」の記事でもご紹介しましたが、マニュアルを作成するには、業務の細分化やカテゴリ分けなど、業務全体の情報の整理が必要です。マニュアルを作成する過程ですべての業務を洗い出すため、非効率な作業や不要な工程が可視化され、業務の改善点を見つけるきっかけにもなります。

また、過去の経験やトラブル事例を共有する場にもなるため、ミスの予防やさらなる業務効率の向上も期待できるでしょう。

以下の記事でもご紹介しているように、マニュアル作成にあたって、まずはマニュアルのメリットを理解し、作成の目的や対象者を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、マニュアルに記載すべき情報や構成もおのずと固まってきます。

なんとなくでマニュアルを作ってしまうと、実際の業務との乖離が生じ、逆に業務効率を低下させてしまうおそれもあるため、まずはマニュアルの位置づけと軸をしっかりと定めることが大切です。

マニュアルの作り方とは？おさえておきたい６つのステップ

まとめ

今回は、マニュアル作成のメリットをご紹介しました。

マニュアルは、即戦力の確保や生産性の向上など、組織に欠かせない要素を構築することができるツールです。

作成には時間と労力がかかるものの、業務効率化や品質維持といった長期的なメリットを考えると、かなり必要性の高い作業であると言えるでしょう。

これからマニュアルの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。