2020年3月23日

社内報の作り方とは?6つの制作工程を解説します!

社内報の作り方

この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

先日は社内報制作にあたって、印刷会社や制作会社に依頼する前に確認しておくこと、整理すべきことをご紹介しました。

参考:初めての社内報制作、最初に確認すべき5つのこと

印刷会社との初めての打ち合わせのあと、いざ制作を進めていくわけですが、今回はこの工程について紹介していきたいと思います。

1.企画をする

まずは企画の立案です。目的やコンセプトをベースに、企画を立案、特集や連載の内容を決めていきます。
基本的には各自担当者が持ち寄った企画を編集会議にて提案し、議論の上決定していきます。
以前ご紹介した月刊誌制作の流れと同じですね。

特集記事やサブ特集、連載記事の内容、その他の掲載内容について会議を行います。

このような会議は、編集会議や企画会議と言われています。
また月刊誌の場合は特集記事が一番大きな議題になります。

by 月刊誌の作り方とは?制作に必要な6つの工程

ここで改めて発行の意義や立ち位置を改めて確認しておかないと、細かい部分でブレることがあるので注意しましょう。

また同時に、今後制作を進めていく上で重要であるデザインイメージを印刷会社やデザイナーと共有し、台割や割付(レイアウト)、見出しスペース、文字ポイントと文字数、行数なども決めていきます。

印刷物はWEBとは違い誌面にはスペースや文字数に限りがあるため、企画時の段階で予め決める必要があるからです。

また、原稿は誰が執筆するのか、撮影は誰が担当するのか、外部に依頼するのか、など誰が何を担当する、といったアサインも行います。

2.スケジュールを立てる

画が決まったら、決められた台割や割付、ページ数に応じ、具体的にスケジュールを決めていきます。

外部のライターやカメラマンに依頼するときは、彼らのスケジュールが埋まってしまう可能性があるので、早めに手配したほうが良いでしょう。

(必要であれば印刷会社で手配してくれます。)

また社員にインタビューを依頼する場合でも、各自仕事の都合もあるため早めの調整が必要です。

無理のないスケジュールで余裕をもって進めていきましょう。

具体的に決めていくスケジュール内容は以下のとおりです。

  • 原稿作成(依頼)期間
  • 原稿の締切/入稿日
  • 初校~再校~校了それぞれの日程と確認日
  • 発行(納期)日

3.原稿を依頼する

続いては各コンテンツの担当者に原稿を依頼します。

メールまたは対面などで依頼するにしても、予め原稿依頼をシートなどにまとめてお伝えすると、依頼の意図や企画の趣旨などを明確に伝えることができるのでおすすめです。

お伝えする内容については、改めて詳しい内容を紹介予定です。

また人選や対象者への依頼方法についても確認すべきことがたくさんあります。

まずは候補の人材をピックアップするためにも、人事などに相談、確認をしましょう。

依頼後は、余裕をもったスケジューリングと進捗状況の確認も忘れずに!

4.原稿作成(インタビュー/執筆/撮影

いよいよ原稿の作成に進みます。各社それぞれではありますが、インタビュー/執筆/撮影については、基本的に並行して進めていきます。

インタビューについては、場合にもよりますが、予め質問の内容を対象者に渡しておくと良いでしょう。
即答しにくい質問があっても、スムーズにインタビューを進められることができます。質問表などを用意しておくことは、肝心の内容を聞き忘れてしまったということも防げます。

内容がそれてしまいそうになるときは、軌道修正を試みるなど、フォローも忘れないようにしましょう。

インタビューと撮影を同時に行う場合はその旨も事前に伝えてください。

インタビューの方法、必要な事前準備、流れ、成功の手順とは
https://kagurazaka-editors.jp/interview-preparation-flow/

ちなみに撮影をするときは、割付に合わせて、人物の向きを考えないといけません。

写真が右の場合

例えば割付上、右側に写真が配置されている場合、人物の向きは正面または左側を向けていなくてはいけません。

写真が左の場合

逆に左側の場合は、正面または右側を向いている必要があります。

プロのカメラマンに依頼する場合は、上記のような考慮が必要なため、割付について予め伝えた上で撮影に臨んでもらいます。

他にも座談会形式などで複数人で撮影する場合や、対談形式の場合など、シチュエーションによって構図が変わってきますので、撮影時は割付はもとより企画の意図なども踏まえて撮影する必要があります。

取材、執筆、撮影が終われば、写真の選定やインタビューの書き起こし、提出された原稿の内容をリライト、決められた文字数に併せて調整する作業なども行っていきます。

5.原稿の流し込み(入稿データの作成)

原稿が完成したら、台割り、割付にそって原稿を流し込み、誌面のバランスをとっていきます。

ちなみに文字数の調整については思い通りにいかないことが多く、状況によってはカットしづらいこともあり 、台割りや割付にまで影響を及ぼすことがあります。なるべく早い段階でデザイナー、印刷会社に相談しましょう。

デザインやレイアウトは、デザインカンプ(仕上がりを提示するための完成見本)の時点で修正要望を伝えなければいけません。

例えば流し込み(入稿データの作成)の工程でデザインやレイアウトに修正が入った場合は、デザインの修正だけでなく文字組までも変わり、テキストの変更を余儀なくされることもあります。

その場合、写真やイラストなどの素材にも修正が必要になる可能性もあります。

by 納期厳守!印刷トラブルを防ぐための3つのNG

ちなみに校正は誌面が出来上がったタイミングで行うこともあれば、企画ごとに行うこともあり、タイミングはそれぞれです。

参考:いまさら聞けない校正用語と校正ルール

6.印刷/納品

校了になれば、あとは印刷会社による印刷と納品を残すのみです。社内報の場合、冊子形式も多いため、製本作業が加わることもあります。

納品方法も様々で、封筒などに他の印刷物と一緒にいれて個別に発送するケースや、拠点ごとに段ボールに詰めてまとめて発送したり、トラックなどにより一括で配送する場合もあります。さまざまな方法があるなかで、どれがあなたにとって1番効率が良いかを、あらかじめ検討しておくことをおすすめします。

まとめ

以上、簡単ではありますが、社内報制作の工程を説明しました。

決められた納期に発行するだけでなく、質の高い誌面作りを行うためには、各工程において余裕を持ったスケジューリングが欠かせません。

各工程の詳細についてはまた次の機会に説明したいと思います。