2015年8月4日
デザイン打ち合わせで失敗しない7つの方法～デザイナー編
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打ち合わせベタなデザイナーは意外と多い
今この記事を読んでいる方は、受注者として打ち合わせをする立場ですか？それとも、クライアントとして打ち合わせをする立場ですか？
受注者ならばデザイナーや営業マン、クライアントなら広報担当や販促担当の方といったところでしょう。
そして、どちらの立場にも、必ず”打ち合わせベタ”な方はいます。ちなみに今回はデザイナー編です。受注者としてなので、営業マンも含まれます。
なぜか業務の度にミスをしてしまうデザイナー・営業マンは、打ち合わせの内容をもう一度チェックしてみましょう。
・なぜだかいつも打ち合わせが長引いてしまう
・納期までに作業が間に合わない
・良い案件だと思ったのに利益が出ない
もしこんな心当たりがあるなら、その原因は全て打ち合わせの中に詰まっているかもしれません。
というわけで今回は、デザイナー・営業マンが印刷、デザイン打ち合わせで失敗しない7つの方法やヒアリングの内容などをご紹介したいと思います。
打ち合わせで失敗しない方法1.クライアントのことを調べておく
常識も常識、大常識ですが、意外と相手のことを調べずに打ち合わせに臨む方が多かったりします。
クライアントのことを知らないということは、打ち合わせで相手の会社や事業内容を聞かなければいけないということです。それでは大事な話まで到達できません。
たとえ新規のクライアントではなくても、何か新しい事業を始めていないか、以前に見落としていたことはないかなどを確認して、打ち合わせに臨むようにしましょう。
ああしたい、こうしたい、という話の意図が、現在行っている事業から見えてくることは多いですよ。
打ち合わせで失敗しない方法2.できるできないは明確に
仕事にしたいのはわかります。自分を売り込みたいこともわかります。でも、できないものを「できます！」と嘘を付くことはやめましょう。信用を落としてしまうと二度と仕事にはなりません。
ただし、できないことを強調する必要はありません。これまでやったことがない内容であれば、それは「できません！」ではなく、「経験がありません」です。
最大限アピールするとして、「経験がないため、一度技術検証をさせてください」程度にとどめておくべきでしょう。クライアントは信用しているあなたに対して、自信の程を聞きたいだけかもしれないのですから。
打ち合わせで失敗しない方法3.実績はすぐに見せられるように
デザイン実績や印刷実績、その他制作物がある場合は、写真などに収めて、ポートレートとして閲覧できるようにまとめておきましょう。
たとえば印刷会社、デザイン会社と言っても、クライアントはあなたの持つスキルや実績を把握して打ち合わせに臨んでいるわけではありません。
クライアントは見たものや聞いたことからしかあなたの実力を判断できないのです。
打ち合わせで失敗しない方法4.クライアントのレベルに合わせた専門用語を使う
「難しい話を簡単にわかりやすく話せる人が、本当に頭の良い人だ」という話はよく聞きます。
確かに、打ち合わせ中に何も意識せずに、普段の専門用語を業界外の方に使うデザイナーを見ると意味を付け足したくなります。
クライアントもわかりにくい説明をされてしまうと、流れでYesと言ってしまい、後から「話が違う！」ということになりかねません。
逆に、全てを簡単な言葉に置き換えて話をしてしまうと、「専門知識ないのかな……、大丈夫？」と思われてしまうかもしれません。
打ち合わせが上手な方は、会話の中でクライアントのレベルを見極め、理解できる範囲の専門用語を使いこなします。なかなか難しいことなのですが。
打ち合わせで失敗しない方法5.何度も打ち合わせをしない
クライアントとの意思疎通をするために、何度も打ち合わせをすることは悪いことではないのですが、効率的な打ち合わせはできているでしょうか。
打ち合わせ回数も含めて、流れをスケジュールで伝えることが重要です。1回毎の打ち合わせに何を話すかのリスト（アクションリスト）を必ず設定して、打ち合わせに臨みましょう。
もちろん、クライアントにも打ち合わせスケジュールと、その際の確保時間、そして打ち合わせる内容を事前に伝えておかなければいけません。
後からクライアントに
「打ち合わせに時間かけ過ぎです」
「なぜ事前準備して頂いてないんですか」
「これ以上の打ち合わせは別途お見積りさせてください」
とは、なかなか言えません。
また、ビデオ会議など、オンラインMTGへの打診もお忘れなく。
打ち合わせで失敗しない方法6.概算見積りでも数字は明確に言わない
当たり前の話ですが、打ち合わせでクライアントにほぼ聞かれる内容は、「で、概算見積りはいくら位になりますか？」です。
もちろん、見積りはさまざまなことが正式に決まらないと算出できないものです。全体が不透明なものでも見通しが立てばまだ良いのですが、必ず追加要望がでてきます。
たとえ概算と前置きをしても、数字はぼかして伝えるのが良いでしょう。クライアントがグイグイ来たとしても対応は同じです。
「間違った数字をお伝えするわけにはいきませんから」
と明確に意思表示してください。お金周りは一番トラブルが発生しやすいものです。
打ち合わせで失敗しない方法7.打ち合わせ議事録を送る
議事録と言っても、明確に決まった内容とこれから話し合わなければいけないことだけで良いので、まとめて提出するようにしましょう。
多少時間がかかるため、面倒、時間がもったいないと思うかもしれませんが、内容を明確にすることでお互いの認識が高まり、返って時間短縮に繋がります。
議事録を送る時は必ず、「認識違い、抜け漏れがありましたら、ご指摘をお願い致します。本件内容を基に、業務を進めさせていただきます」と付けて、クライアントにも認識をしてもらうようにしましょう。
打ち合わせで失敗しない方法～デザイナー編まとめ
もちろん、これで全てのトラブルを回避できるわけではありません。
しかし、これまでやたらトラブルが続くなと思っていた原因はお互いの勘違いであることは非常に多いのです。
そして、勘違いの原因は打ち合わせで起こることが多いのも事実です。
デザイナー、営業マンとクライアントの関係性ですが、どちらが上、どちらが偉いということはありません（と思いたいもの）。
いざトラブルが起こってしまうと、双方が嫌な思いをしてしまいます。誠意を持って、はっきりと自分の意見を主張する、良い打ち合わせをしてください。
もしあなたがクライアントの立場なら、うまく打ち合わせを進めるために以下を参考にしてみてください。
