マニュアルの必要性と4つのメリット

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どうしてマニュアルが必要？

皆さんの職場にはマニュアルは存在していますか？
マニュアルは作らずに、業務内容はすべて各従業員の頭の中に入っているというケースもあるかと思います。

また、なんとなくマニュアルを作ったほうがいいとは思いつつも、

「マニュアルを作成する時間がとれない」
「複雑な業務をしていないから今は作らなくても問題ない」

など、なかなかマニュアル作成にとりかかれていないという方も多いのではないでしょうか。

実際マニュアル作成は時間や労力のかかる作業ではありますが、正しく運用できれば、業務の効率化や品質の向上など組織に必要な仕組みを構築できるツールです。

そこで今回は、マニュアル作成のメリットを4つご紹介いたします。

マニュアルのメリット１．人材育成・社員教育にかかる時間の短縮

日々の業務に追われていると、なかなか人材育成や社員教育に十分な時間をとれないという場合も多いかと思います。

社員教育が不十分だと、正しく理解できていないまま業務を遂行し、結果的に品質が落ちてしまったり、ミスが増えてしまったり……という事態になりかねません。

マニュアルを導入することで、業務経験の少ない新入社員であっても業務の流れや基本的な知識を目に見える形で把握できるようになるほか、わからない部分は繰り返し見直すことができます。

「マニュアルを見ればわかる」という状態にしておくことで、リモートワークでも安心して業務を行うことができます。

また、教える側もマニュアルに沿ってレクチャーできるため指示を出しやすく、教育時間の短縮にもつながります。マニュアルによって社内の教育システムも確立されるので、教える人によるばらつきも防ぐことができます。

マニュアルのメリット２．属人化の解消

「あの人に聞かないとわからない」「担当者にしかできない」という業務が多い状態だと、その担当者が急遽休んだり、異動・退職した場合に業務が滞ってしまうおそれがあります。

あらかじめマニュアル化しておくことで、担当者が不在の場合でも大きな影響を受けることなく業務を進めることができます。

また、引き継ぎもしやすくなるので、担当者が変わって業務の質が落ちてしまうというリスクの軽減にもつながります。

マニュアルのメリット３．品質の維持

「マニュアルを見れば誰でも同じように業務ができる」というのも大きなメリットの一つです。

従業員の経験値やレベルの差によってどうしても作業品質や対応スピードに差が出てしまうことがありますが、マニュアルによって能力の高い人のノウハウが共有されることで、品質のばらつきが軽減されます。

作業の抜け漏れも防げるため、ミスの防止にもなり、従業員全体の業務品質向上にもつながります。

マニュアルのメリット４．業務効率の向上

マニュアルを作ることで、「次になにをすればよいか」「このような事態が発生した場合にはどう対応すればよいか」といったことをマニュアルを参照すれば一目でわかるようになります。

悩んだり誰かに聞いたりする時間が短縮されるため、業務の効率化にもつながります。

また、マニュアルの作り方とは？おさえておきたい６つのステップでもご紹介しましたが、マニュアル作成には業務の分解やカテゴリ分けなど、業務全体の情報整理が必要になります。

すべての業務を洗い出すことになるので、非効率な作業や不要な工程が可視化されることもあります。
マニュアルを作ることで業務の改善点が見え、業務内容自体を見直すきっかけにもなるのです。

過去の経験やトラブル事例を共有する場にもなるため、ミスの防止や業務効率の向上が期待できます。

マニュアルの作成と運用

以下の記事でご紹介したように、まずはマニュアルのメリットを踏まえ、作成の目的や対象者を決めることが大切です。

マニュアルの作り方とは？おさえておきたい６つのステップ

何を目的としてマニュアルを作成するのかが明確になれば、おのずとマニュアルに記載すべき情報や構成も固まってきます。

なんとなくでマニュアルを作ってしまうと実際の業務との乖離が発生したり、結果的に業務の効率を下げてしまったりするおそれもあるので、マニュアルの位置づけや軸はまずはじめに明確にしておく必要があります。

マニュアルのメリットまとめ

今回はマニュアルのメリットを4つご紹介しました。

マニュアルは即戦力の確保、生産性の向上など、組織に必要な要素を簡単に築き上げることができるツールです。

マニュアル作成は時間も労力もかかる作業ではありますが、業務効率化や品質維持など、長期的なメリットが大きい作業と言えます。

これからマニュアルの導入を検討されている方はぜひ参考にしてみてください。