2020年4月28日

テレワーク時代の情報共有や業務効率化に最適なグループウェア4選

テレワーク

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テレワーク成功の鍵はツール選びにあり?

新型コロナウィルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言からはや2週間が経とうとしています。

現在、感染防止策としてテレワークを導入する企業が増えていますが、社内外のコミュニケーションを筆頭に様々な面で対応に戸惑うことも多いのではないでしょうか?

そんななか、新たにコミュニケーションツールやグループウェアなどのクラウドツールを導入検討されている企業も多いと思います。

そこで今回は、先日のビジネスチャットツールのご紹介に続き、業務の効率化、社内の情報共有ツールとして活用されているグループウェアについて、特にテレワーク環境に適した代表的なツールをご紹介していきたいと思います。

参考:テレワーク時代の情報共有に最適なビジネスチャットツール4選

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内のネットワークを活用し、情報共有やコミュニケーションをスムーズにすることで業務を効率化、改善させるためのシステムです。

主な機能としてはスケジュール管理やタスク管理、掲示板やファイル共有、Webメール、会議室等の設備予約があります。

これらの機能はテレワークでの業務を遂行するにあたり非常に親和性が高いといえます。

さて、グループウェアには自社のサーバーなどにインストールするオンプレミス型、インターネットを介するクラウド型がありますが、それぞれメリット、デメリットがあります。

オンプレミス型の最大のメリットは情報漏洩のリスクが少なく、機能面などのカスタマイズがしやすいところです。しかし、初期導入のコストも高く、サーバーのメンテナンスや監視等の運用保守に対するコストも必要になります。

一方、クラウド型は初期費用が安く、短期間での導入が可能。自社でサーバーを用意することなく、社内外からのアクセスも容易です。

しかし、セキュリティ面においては情報漏洩リスクが高く、ツールによってはカスタマイズの自由性が低い場合や、企業規模によってはオンプレミス型より費用が高くなる場合もあります。

テレワーク時の導入にあたっては、即日導入が可能で、社内外からのアクセスが容易なクラウド型を活用する企業が多いと思われます。 ここでは、主にクラウド型の代表的なグループウェアをご紹介します。

テレワークに最適なグループウェア1. サイボウズOffice

サイボウズOffice公式サイトより

サイボウズOfficeは国内シェアNo1.のグループウェア。主にベンチャー企業、中小企業を中心に利用されています。

掲示板やスケジュール管理、メッセージやメールといったグループウェアの代表的な機能に加え、申請・決裁を処理できるワークフロー、プロジェクトの一元管理、タスク管理など業務内容や進捗状況を可視化しスムーズに遂行するためのあらゆる機能が揃っています。

更に、標準機能に加え、自社の業務や職域に合わせて導入できるカスタムアプリも充実。(プレミアムコースのみ)

標準機能がすべて使えるスタンダードコースは1人あたり月額500円、最低契約期間は一ヶ月から(5ユーザー以上での契約が必要)と、気軽に導入できるのも○。

マルチデバイス対応、オンプレミス型もあります。

料金

  • スタンダードコース:月額 500円(税抜)/人
  • プレミアムコース:月額 800円(税抜)/人
    ※詳しくは公式サイト

テレワークに最適なグループウェア2. Microsoft365(Office365)

Microsoft365 公式サイトより

Microsoft365はOffice製品のサブスクリプションサービスの一つで、WordやExcel等のOfficeアプリケーション、メールや予定表(スケジュール)、チャットや通話、ビデオ会議、ファイル共有など、業務の効率化やコミュニケーション共有に特化した機能が充実しています。

ビジネスチャットツールとしてもご紹介したMicrosoft TeamsもMicrosoft365のアプリケーションのひとつ。最近Office365より名称を変更しました。

初期費用の負担がなく最新のOfficeプリを利用できるのもおすすめポイントの一つです。

マルチデバイス対応、無料トライアルもできます。

料金

  • Office 365 Business Essentials ¥540(月/1ユーザー ※年間契約)〜
  • Office 365 Business Premium ¥1,360(月/1ユーザー ※年間契約)〜
    詳しくは公式サイト

テレワークに最適なグループウェア3. G Suite(ジー スイート)

G Suite 公式サイトより

Googleが提供するグループウェア。

おなじみのGmailやGoogle カレンダー、ドキュメントやスプレッドシートなど、日常生活でも馴染みの深いサービスや業務に必要なアプリが揃っています。

ドキュメントやスプレッドシート(表計算)、スライドは、社内外のユーザーと共有することができ、リアルタイムで編集作業を行うことができます。

またメッセージ機能やビデオ会議ができるハングアウトなど、コミュニケーションツールとしての機能も搭載。

マルチデバイス対応、月額の料金は1ユーザー680円から。14日間の無料トライアルもできます。

料金

  • Basic:月額 680円(税抜)/人
  • Business:月額 1,360円(税抜)/人
  • Enterprise:月額 3,000円(税抜)/人
    ※詳しくは公式サイト

テレワークに最適なグループウェア4. desknet’s NEO

desknet’s NEO

今回ご紹介したなかで、月額400円〜と価格面で最も優位なのがdesknet’s NEO。

スケジュール管理やワークフロー、メール等のグループウェアの基本的な機能のほか、社内外の情報を集約できる企業情報ポータル(EIP)では、社内向け情報サイトの作成が簡単に行えます。

その他、お知らせを告知する掲示板や動画配信などの情報共有に関する機能も充実しています。

業務改善や効率化、コミュニケーションツールまであらゆる機能が揃います。

オンプレミス版もあり。マルチデバイス対応、30日間の無料トライアルもできます。

料金

  • 月額 400円(税抜)/人
    ※オプションあり、詳しくは公式サイト

まとめ (比較表)

今回ご紹介したグループウェアの価格や機能面の比較表を作成しました。

  サイボウズOffice Office365 G suitedesknet’s NEO
月額費用(1人) 500円〜 540円〜 680円〜 400円〜
スケジュール
掲示板    
ファイル共有
タイムカード    
ToDo管理    
ビジネスチャット
ワークフロー    
マルチデバイス

グループウェアは、決してテレワークに限ったものではなく、在社時においても業務改善、効率化に貢献するものです。働き方改革が推進されていくなかで、大事なツールのひとつです。

情報共有やコミュニケーションの手段の一つとしても、在社時と同じように業務の遂行を行うためにも、このようなグループウェアは、テレワークに欠かせないといっても過言ではありません。

上記の比較表を参考にしていただき、ぜひ導入を検討していただきたいと思います。