2025年4月11日
紙？データ？動画？マニュアルの形式別のメリット・デメリット
目次 ▼
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マニュアルを作成する際、まず初めに決めておきたいのが「どのような形式で作成するか」ということです。以下の記事でも触れましたが、マニュアルを効果的に活用するためには、その形式選びが非常に重要になります。
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紙、データ、動画など、マニュアルの形式にはさまざまな種類がありますが、それぞれどのような特徴があるのでしょうか？今回は、マニュアルの代表的な4つの形式について、メリットとデメリットをご紹介していきます。
マニュアル作成形式①：紙媒体
メリット
紙のマニュアルは、端末やインターネット環境がなくても閲覧できるため、場所やシーンを選ばずにいつでもどこでも参照できるのが大きなメリットです。
また、大きく開いて複数ページを見比べたり、参照しながら作業したりと、直感的に使いやすい点も魅力です。
さらに、紙媒体であれば、先輩社員からのアドバイスや作業のコツを直接書き込むこともでき、新人教育や研修用のマニュアルとしても活用しやすいでしょう。
デメリット
一方で、紙のマニュアルは更新や修正に手間がかかります。内容を変更するたびに印刷し直し、差し替えや再配布のアナウンスが必要になります。
また、印刷部数に応じたコストがかかるほか、紙媒体は保管スペースも必要です。特に、ページ数が多いマニュアルの場合、社内のスペースが圧迫されてしまうこともあるでしょう。
マニュアル作成形式②：電子データ
メリット
WordやPowerPoint、PDFといった電子マニュアルは、修正や更新がしやすいのが特長です。データ上で簡単に編集できるため、誤りの修正や差し替えもスムーズに行えます。
また、キーワード検索やしおり機能を活用すれば、必要な情報へすぐにアクセスできるという利便性もあります。
デメリット
電子マニュアルは、PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスがないと閲覧することができません。これらのデバイスに不慣れな人にとっては、画面上でマニュアルを読むことにストレスを感じることもあります。
また、電子マニュアルは広く配布しやすい一方で、簡単に複製・保存ができるため、改訂時に古いマニュアルと新しいマニュアルが混在してしまう可能性があります。「どれが最新のマニュアルかわからない」ということのないように、正確なバージョン管理が必要です。
マニュアル作成形式③：HTML
メリット
HTML形式のマニュアルは、Webサイトを見る感覚で閲覧でき、必要な情報を素早く見つけやすいというメリットがあります。形式やデザインに制限がないため、情報量が多いマニュアルであっても、整理して見やすくまとめることができます。
さらに、マニュアルの保存場所が一元化されるため、紙やデータのように複数のバージョンが混在してしまうリスクがなく、常に最新のマニュアルを閲覧することができます。
非公開にして社内サーバーに格納したり、パスワードをかければ安全に管理することができ、ローカル環境に保管されることもないため、 PCの紛失などによる情報漏洩のリスクも抑えられます。
デメリット
HTML形式のマニュアルは、PCやスマートフォン、タブレットなどのデバイスに加え、インターネット環境がないと閲覧することができません。インターネットをあまり利用しないユーザーにとってはマニュアルを閲覧するハードルが高く、なかなか浸透しないおそれもあります。
また、HTML形式のマニュアルを作成するには専門的な知識やスキルが必要です。制作を外部に依頼するケースも多く、その分他のマニュアルに比べてコストや制作期間がかかることもあります。
マニュアル作成形式④：動画
メリット
動画マニュアルの最大のメリットは、視覚的に情報を伝えられる点です。動画は表現の幅が広く、文字や写真だけでは伝わりにくい操作手順や動作なども、直感的に理解してもらうことができます。
言葉や文字情報に依存せず情報を伝えられるため、幅広いユーザーに対応でき、外国人向けのマニュアルなどにも適しています。
デメリット
動画マニュアルを作成するには、専門的な知識や編集スキルが必要です。簡単に利用できる動画編集用ツールも多数ありますが、慣れていないとなかなかハードルが高く、作成にかなりの時間と労力がかかります。
また、動画マニュアルは「どこでどの情報が出てくるか」を把握しにくいため、部分的な参照が難しいというデメリットがあります。動画内に目次をつけることもできますが、紙やデータと比べると検索性は劣ってしまうと言えるでしょう。
▼動画マニュアルのメリットとデメリットについては、以下の記事でより詳しくご紹介しています。
まとめ
今回は、マニュアル作成におけるの4つの形式について、それぞれのメリット・デメリットをご紹介しました。
どの形式が最適かは、自社の環境や目的、マニュアルを利用するユーザー層によって異なります。大切なのは、それぞれの特徴を理解したうえで、用途に合った形式を選ぶことです。
マニュアルの第一歩として、ぜひ参考にしてみてください。
