2026年5月7日
校正に役立つWord機能！スペルチェックや検索・置換方法を解説
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文章作成において、誤字脱字やスペルミス、文法の誤りは、読みづらさにつながるだけでなく、読み手に誤解や不信感を与えてしまう原因にもなります。特に、Web記事やプレスリリース、広報誌など、社外・社内に向けて発信する文章では、正確性の高い校正作業が欠かせません。
校正とは、印刷物などの制作過程において、文章やレイアウトに誤りがないかを確認し、修正する作業のことです。
「正確で読みやすいコンテンツ」を世に出すために、編集・デザインの現場では欠かせない工程で、 具体的には、以下のような項目をチェックします。
・誤字脱字
引用： 校正用語一覧｜よく使う基本用語とミスを防ぐチェックポイント5選-神楽坂編集室
・表記ゆれ
・レイアウトや体裁の乱れ
校正には、紙への赤入れ、PDF上での注釈、専用ツールの利用などさまざまな方法がありますが、実はMicrosoft Wordにも、文章チェックを効率化できる便利な機能が数多く標準装備されています。
例えば、誤字脱字や表記ゆれを自動で検出したり、文章を音声で読み上げたり、特定の語句を一括で置換したりと、日々の校正作業をサポートしてくれる機能が充実しています。
本記事では、編集・ライティング業務などの校正で役立つ、Wordの便利機能を3つご紹介します。
▼Wordの変更履歴とコメント機能については、以下の記事で詳しく解説しています。
①スペルチェックと文章校正
Wordには、文章入力中にリアルタイムでスペルミスや文法の誤り、表記ゆれなどを自動で検出する機能が備わっています。Wordで文章を入力しているときに、赤い波線や青い二重線が表示されたことがある方も多いのではないでしょうか？これらは、Wordが「誤りの可能性がある」と判断した箇所を示しています。
・赤い波線…スペルミス、入力ミス、誤字脱字 など
・青い二重線…表記ゆれ、文法の誤り（例：ら抜き言葉、い抜き言葉） など
下線が表示された箇所をクリックすると、「い抜き」「入力ミス？」など、指摘内容を確認できます。
文章全体の指摘箇所を一覧で確認したい場合は、画面上部の「校閲」タブから「スペルチェックと文章校正」をクリックしましょう。
画面右側に、修正候補や指摘内容が一覧表示されます。
なお、固有名詞など、誤りではない箇所に下線が付く場合は、「無視する」を選択することで、下線を非表示にすることができます。
校正レベルの設定を変更する
Wordでは、チェック内容や文体に応じて、校正レベルを細かく設定することも可能です。
まずは、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
続いて、画面左下の「オプション」を選択します。「オプション」が見当たらない場合は、「その他」をクリックすると表示されます。
「文章校正」をクリックすると、以下のような設定画面が表示されます。「Wordのスペルチェックと文章校正」でチェックしたい項目を選ぶことで、校正内容を細かく調整できます。また、「文書のスタイル」では、「通常の文」「公用文」「くだけた文」などの文体を選択することができます。
さらに細かく設定したい場合は、「設定」をクリックします。
ここでは主に、
・誤りのチェック
・表現の推敲
・表記の揺れ
・表記の基準
という4つのカテゴリごとに、チェック項目を設定できます。必要な項目にチェックを入れ、「OK」をクリックすれば設定完了です。選択したチェック項目が多いほど、より細かな校正が行われます。
最後に、「Wordのオプション」画面でも「OK」を押して、設定内容を反映させましょう。
②文字の検索・置換
Wordの「検索」や「置換」機能を使えば、特定の文字列を探したり、一括で別の文字に変更したりすることができます。例えば、「出来る」を「できる」に統一したい場合や、「ユーザー／ユーザ」などの表記ゆれを修正したい場合にも便利です。
まずは、文中の特定の文字列を検索します。以下いずれかの方法で、ナビゲーションウィンドウを表示しましょう。
・「表示」タブ＞「ナビゲーションウィンドウ」
・「ホーム」タブ＞「編集」＞「検索」
・ショートカットキー「Ctrl + F」
画面左側にナビゲーションウィンドウが表示されたら、「文書の検索」欄に検索したい文字を入力します。検索した文字は文中で黄色にハイライト表示されるため、該当箇所をすぐに確認することができます。
続いて、検索した文字列を別の文字に一括で置き換えたい場合は、「置換」機能を使います。以下いずれかの方法で、「検索と置換」のダイアログボックスを開きましょう。
・検索ウィンドウの右側の「∨」をクリックし、「置換」を選択
・「ホーム」タブ＞「編集」＞「置換」
・ショートカットキー「Ctrl + H」
「検索と置換」というダイアログボックスが表示されたら、「置換」タブを選択します。「検索する文字列」に置換前の文字、「置換後の文字列」に置換後の文字を入力し、「すべて置換」をクリックしましょう。
これで、該当する文字列を一括で置換できます。完了後には、置換された件数が表示されるため、「OK」を押せば完了です。
③音声読み上げ機能
文章を目で追って確認するだけでは、誤りを見落としてしまうことがあります。そのような場合におすすめなのが、Wordの「音声読み上げ機能」です。文章を耳で確認することで、「読みにくい文章」「不自然な言い回し」「抜けている助詞」などに気づきやすくなります。
音声読み上げ機能を利用する際は、まず読み上げを開始したい位置にカーソルを置きます。その後、画面上部の「校閲」タブから「音声読み上げ」をクリックすると、カーソル位置から文章が読み上げられます。
読み上げ中は、画面右上に操作パネルが表示され、「再生」「一時停止」「前へ」「次へ」などの操作が可能です。「読み上げ速度」や「音声の種類」も変更できます。
▼以下の記事では、さまざまな音声読み上げソフトをご紹介しています。
まとめ
今回は、校正作業に役立つWordの便利な機能をご紹介しました。
Wordには、誤字脱字やスペルミスのチェックをはじめ、表記ゆれの確認、一括置換、音声読み上げなど、校正作業を効率化できる便利な機能が搭載されています。日常的な文章作成業務において、作業時間の短縮やミス防止につながる便利な機能といえるでしょう。
とはいえ、Wordの校正機能だけで完璧な文章に仕上げるのは難しいのも事実です。特に専門用語の使い方や文脈に応じた自然な表現など、人の判断が必要なケースも少なくありません。
そのため、Wordの機能を活用しつつ、最終的には人の目による確認や校正ツールとの併用を行うことで、より精度の高い文章作成につながります。ぜひ、日々の編集業務や文章作成に取り入れてみてください。
