2022年3月15日
トラブルなく運用する！押さえておくべきマニュアル改訂のポイント
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マニュアルは一度完成したら終わり、というわけではなく、運用後のフィードバックや業務内容の変更などに合わせて定期的に改訂を行う必要があります。
マニュアルに最新の情報が反映されていないと、実際の業務や対応にブレが生じ、トラブルの元となってしまうケースもあります。
また、マニュアルを運用する上では、全員が常に同じ情報を参照できるようにしなければ、形骸化してしまう恐れがあります。
そこで今回は、マニュアルを適切に改訂するためにどのような点に気をつけたら良いのか、マニュアルを改訂する際のポイントについてご紹介します。
担当者やメンテナンスルールを明確にする
マニュアル制作はチーム体制で取り組むことが多いですが、改訂の際も同様にチームを組んで複数人で作業を行うことでスムーズに進みやすくなります。
「どのくらいの頻度でマニュアルをチェックするのか」「誰が情報を集約し改訂作業を行うのか」「どのタイミングで改訂を行うのか」など、担当者やルールを明確にしておくことで、修正部分の抜け漏れや情報の錯綜といったリスクの軽減につながります。
改訂履歴を残し正しく管理する
マニュアルを改訂した際には、いつどこがどのように改訂されたのか、適切に管理することが重要です。
「第●版」のようにバージョンを明記したり、改訂履歴を残しておくことで、「どれが最新版かわからない」「新しいマニュアルと古いマニュアルが混在している」ということのないようにしましょう。
また、WordやExcel、PowerPoint、PDF形式のマニュアルは、社内ネットワークに掲載して共有するというケースも多いかと思います。
その際、社員が各自ローカル環境にダウンロードして閲覧する場合もあり、マニュアルを改訂したときにローカル上に保管したものまで管理が行き届かないという課題もあります。
ネットワーク上での閲覧を呼びかけるなど、マニュアルの保管先を明確にしておくことも重要です。
マニュアルの形式や体裁を統一する
全社的な規則の変更や法改正などによって、複数のマニュアルを同時に改訂する場合もあります。
その際、業務マニュアルはWord、教育マニュアルはPowerPoint、のようにマニュアルごとに形式が異なっていると、改訂すべき該当箇所を探すのに時間がかかり、修正に抜け漏れが発生しやすくなってしまいます。
マニュアルの形式や体裁は社内である程度統一しておくと、改訂がしやすく抜け漏れのリスクや確認する手間の削減につながります。
まとめ
今回はマニュアルを改訂する際のポイントについてご紹介しました。
マニュアルを効果的に活用するためにも、定期的なメンテナンスは非常に重要です。
はじめにマニュアルを作る段階から改訂や整備も視野に入れておくと、運用後の管理がスムーズになります。
