2022年12月6日
ビジネスチャットで気を付けたい６つのマナーと上手な活用方法
目次 ▼
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テレワークの普及にともない、社内外を問わずコミュニケーションツールとしてチャットを活用している企業も増えてきました。
手軽にメッセージを送ることができて便利なチャットですが、ビジネスにおける使い方やマナーが曖昧で悩んでしまうという方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、ビジネスチャットを利用するときに気を付けたいポイントやマナー、そして上手な活用方法についてご紹介いたします。
▼ビジネスチャットツールについては以下の記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスチャットで気を付けたいマナー
１．定型的な挨拶は省略し、短く簡潔に伝える
メールでは毎回定型的な挨拶や署名を記載することが多いですが、ビジネスチャットにおいては基本的にかしこまった挨拶は不要です。
ビジネスチャットはスピーディーなやりとりができることが最大のメリットでもあるので、メッセージの内容にも簡潔さが求められます。
用件をわかりやすく簡潔に伝えることを心掛けましょう。
２．誰に対してのメッセージなのかを明確にする
複数人が参加しているグループチャットの場合、誰に宛てたメッセージなのかを明確にしていないと、伝えたい相手にメッセージを読んでもらえない可能性があります。
また、他の人にとっても自分に関係ある内容なのかどうかがわからず、無駄なやりとりの発生にもなりかねません。
「TO + 相手の名前」「@ + 相手の名前」など、メッセージを読んでほしい相手を指定する「メンション機能」を活用し、必ず誰宛てなのかがわかるようにしましょう。
また、誰かのメッセージに対して返信する際には「リプライ機能」を使うことで、誰の何の会話に対する返信なのかを明確にすることができます。
「メンション機能」や「リプライ機能」を使えば特定の相手にだけ通知が届くため、素早くメッセージを確認してもらえる確率が高まります。
３．読んだことを相手に伝える
メッセージに対して返事や反応がないと、ちゃんと読まれているのか相手は不安になってしまいます。受け取ったメッセージに対しては、読んだことが相手に伝わるようにしましょう。
メールと同様に「承知しました」と返信をするのもよいですが、グループチャットの場合は全員が返信をすると通知が溜まってしまったり、会話の流れが止まってしまったりする可能性があります。
多くのビジネスチャットツールにはスタンプやリアクション機能があるので、こちらも積極的に活用しましょう。
ただ、中にはスタンプやリアクションではなくきちんと返信してほしいという人もいるので、相手との関係性やメッセージの内容などを考慮する必要があります。
４．なるべく素早く返信する
ビジネスチャットにおいてはスピーディーなやりとりが求められるため、自分宛のメッセージに対してはなるべく早く返信をするようにしましょう。
内容によってはすぐに返信をするのが難しい場合もあるかと思いますが、 「○日までに確認します」ということだけでも伝えることが大切です。
「３．読んだことを相手に伝える」でご紹介したスタンプやリアクションを活用するのも方法の一つです。
５．ビジネスの場に適した表現で書く
ビジネスチャットはメールに比べて気軽にやりとりができるツールですが、あくまでビジネス上のコミュニケーションということを忘れてはいけません。
メールのようなかしこまった文章にする必要はありませんが、最低限のマナーや言葉遣いは必要です。
ビジネスに適した表現を使うよう注意しましょう。
６．送る時間に注意する
チャットはスピーディーにやりとりできるツールである一方、スマートフォンでいつでもどこでも見ることができるため、業務時間外にメッセージを送ると相手もすぐに返信をしなければいけないと感じてしまいます。
相手が通知を気にしてしまわないように、業務時間外にはなるべく送らないなどの配慮も大切です。
メッセージを受信する側としては、通知をオフにしたり、「オンライン」「オフライン」などのステータス表示も上手に活用しましょう。
チャットの上手な活用方法
メッセージ検索
チャットツールの多くは「メッセージ検索機能」があります。
チャットのやりとりが多くなればなるほど、過去のメッセージを見返すのが難しくなりますが、検索機能を活用して検索したい内容を入力すれば、該当のメッセージをすぐに見つけることができます。
検索機能を使うことを想定して検索しやすい文章でメッセージを書くことも効果的です。
タスク管理
グループチャットの場合、やりとりを進める中で役割分担が曖昧なまま流れてしまったり、認識のずれが生じてしまう可能性があります。
チャットツールによってはタスク機能が備わっているものもあり、タスク管理機能を使えば「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を設定することができます。
チャットに参加している全員でタスクの進捗状況を確認することができ、抜け漏れの防止にもつながります。
スレッド機能
グループチャット内で複数の会話が並行している場合、誰がどの会話に対して返信をしているのかが煩雑になったり、過去のやりとりが見返しにくくなるケースも多いかと思います。
こちらもチャットツールによりますが、スレッド機能を使えば、一つのチャット内で会話ごとにスレッドを分けることができ、チャットの流れを遮ることなく複数の会話を進めることが可能です。
まとめ
今回は、ビジネスチャットで気を付けたいマナーについてご紹介しました。
チャットとメールでは利用するシーンや形式が異なるため、求められるマナーも変わってきます。
一人ひとりのやり方に頼ってしまうと感覚のずれやばらつきが生まれてしまう可能性もあるので、社内でルールや使い方を統一し正しいマナーを周知しておくことが大切です。
