Wordの差し込み印刷の方法とは？Excelとの連携方法を画像付きで解説

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複数の宛先に同じ内容の文書を送る際、文面をコピーして会社名や氏名だけを個別に変更し、1件ずつ保存していく……そんな作業をしていませんか？

数件程度であれば手作業でも対応できますが、数十件、数百件となると、作業量が増えるだけでなく、入力ミスやファイル管理の負担も大きくなります。

そこで便利なのが、Wordの「差し込み印刷」機能です。

差し込み印刷を使えば、Wordで作成した一つの文書に、Excelなどで用意した宛先リストの情報を自動で差し込むことができ、会社名や氏名、住所などが異なる文書も、1件ずつ作り直すことなくまとめて作成できます。

本記事では、Excelの宛先リストをWordに連携して差し込み印刷をする方法を、画像付きで解説します。

差し込み印刷とは？

差し込み印刷とは、一つのWord文書に、Excelなどのデータソースから異なる情報を差し込んで、宛先ごとに内容を変えた文書をまとめて作成・印刷する機能です。

例えば、Excelに以下のような宛先リストを用意しておけば、Wordの文書に会社名や部署名、氏名などを自動で差し込めます。

Wordの差し込み印刷でできること

差し込み印刷は、送付状や案内状をはじめ、宛名ラベル、封筒、はがきなどの作成にも活用できます。

【差し込み印刷の活用例】
・宛名入りの案内状
・DM、ダイレクトメール
・宛名ラベル
・はがき（年賀状、暑中見舞い）
・封筒
・社内通知
・請求書、納品書などの帳票

特に、宛先ごとに会社名・氏名・住所などの一部だけを変更したい場合に便利です。Excelでデータを管理し、Wordを文書のテンプレートとして使用することで、1件ずつ文書を作成する手間を減らせます。

Wordで差し込み印刷をする方法

ここからは、Excelの宛先リストを使って、Wordで差し込み印刷する手順を紹介します。今回は、会社名・部署・氏名を差し込んだ送付状を例に解説します。

1．Excelで宛先リストを作成する

まずは、差し込みたい情報をExcelでリスト化します。すでに宛先リストがある場合は、そのファイルを使用しても構いません。CSVやテキスト形式のデータをExcelに取り込んで、差し込み印刷用のリストとして利用することもできます。

リストは、以下のように1行目に項目名、2行目以降にデータを入力します。

差し込み印刷では、Excelの列名がWordで差し込む項目として利用されます。そのため、「会社名」「部署名」「氏名」など、各列にどのような情報が入っているのかがわかる項目名を設定しておきましょう。

差し込む項目は後から選択できるため、この段階でリストに不要な情報が含まれていても問題ありません。ただし、差し込み印刷に使用するデータは一つのシートにまとめるなど、Wordから読み取りやすい形に整理しておくことをおすすめします。

また、郵便番号など、先頭に「0」が付くデータは、表示形式によっては差し込み時に先頭の「0」が消えてしまう場合もあります。Excel側で「文字列」として扱うなど、データの表示形式には注意しましょう。

リストの準備ができたら、わかりやすいファイル名をつけて保存しておきます。

2．Wordで文書を作成する

次に、Excelで作成したリストをもとに、Wordで文書を作成します。今回は送付状を例に、以下のような文書を作成しました。

このとき、文中の会社名や氏名など、Excelから情報を差し込む箇所をあらかじめ確認しておきましょう。例えば、以下のように記号や空白を使って目印を付けておくと、後から差し込みフィールドを設定する際にわかりやすくなります。

なお、この時点では「○○株式会社」「山田太郎様」などの具体的な情報を入力する必要はありません。

3．Wordの文書とExcelのリストを連携する

WordとExcelの準備ができたら、Wordの文書とExcelの宛先リストを連携します。

まずはWordの「差し込み文書」タブを開き、「宛先の選択」から「既存のリストを使用」を選択します。

「データファイルの選択」というダイアログボックスが表示されるので、先ほど作成したExcelファイルを選択して「開く」をクリックします。

続いて表示されるシート選択画面で、対象のシートを選択します。「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

これで、Wordの文書とExcelの宛先リストが連携されました。

「SQLコマンドが実行されます」と表示された場合

ここまでの設定を終えたWordファイルを保存して閉じると、次回ファイルを開いた際に、「SQLコマンドが実行されます」といった内容のダイアログボックスが表示されます。

SQLコマンドとは、データベースに対して、データの検索・追加・更新・削除などの操作を行うための命令文です。差し込み印刷では、WordがExcelのデータを読み込む際に、このようなSQLコマンドが使用されることがあります。

前回と同じExcelデータを使って差し込み印刷を続ける場合は「はい」を選択します。差し込み印刷を行わない場合や、前回紐づけたExcelデータを使用しない場合は「いいえ」を選択しましょう。

4．ExcelのリストをWordに差し込む

ExcelのリストをWordに連携したら、実際に会社名や氏名などの情報を差し込みます。

「差し込み文書」タブ内の「差し込みフィールドの挿入」をクリックすると、Excelで作成したリストの項目が一覧で表示されます。

差し込みたい項目を選択すると、カーソルの位置に

<<会社名>>
<<部署>>
<<名前>>

のように選択した項目が表示されます。これが「差し込みフィールド」です。

差し込みフィールドは、Excelの見出しをもとに作成され、実際の文書では宛先ごとに対応するデータへ置き換えられます。通常のテキストと同様に、フォントや文字サイズ、配置などを変更できるので、バランスを見ながら調整しましょう。

5．差し込み結果をプレビューで確認する

差し込みフィールドを設定したら、実際にどのような文書になるのか確認します。

「差し込み文書」タブから「結果のプレビュー」をクリックすると、Excelデータが差し込まれた状態を確認できます。

以下のように、Excelに登録した情報がWord内の指定した位置に反映されます。

プレビュー画面では、Excelに入力した情報がどのように差し込まれるか、1件ずつ確認することができます。

画面上の矢印ボタンをクリックすると、2件目、3件目というように順番を切り替えられます。

会社名で氏名の誤りだけでなく、改行位置や文字数によるレイアウト崩れがないかも確認しておきましょう。

6．印刷する

プレビューで内容に問題がないことを確認したら、「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」から「文書の印刷」を選択します。

差し込み印刷では、通常のWord文書のように「ファイル」→「印刷」または「Ctrl + P」で印刷すると、画面に表示されている1件だけが印刷されてしまいます。宛先リストのデータをまとめて印刷する場合は、必ず「完了と差し込み」→「文書の印刷」から操作しましょう。

「文書の印刷」をクリックすると、「プリンターに差し込み」というダイアログボックスが表示されます。すべての宛先を印刷する場合は「すべて」を選択し、現在プレビューしている文書だけを印刷したい場合は「現在のレコード」を選択します。

また、Excelリスト内の特定の範囲だけを印刷したい場合は、「最初のレコード」と「最後のレコード」に印刷したい範囲を入力しましょう。

印刷範囲を決めたら「OK」をクリックし、通常の印刷と同じように部数やカラーなどを設定して印刷します。これで、Excelの宛先リストを使ったWordの差し込み印刷は完了です。

Wordの差し込み印刷を行う際の注意点

Excelのデータは事前に整理しておく

差し込み印刷では、ExcelのデータがそのままWordに反映されます。

そのため、会社名や氏名の入力ミスがないか、空欄がないかなどを事前に確認しておきましょう。

また、郵便番号や電話番号など、先頭に「0」が付くデータは、Excel側のデータ形式によっては省略されてしまう場合があります。 文字列として扱うなどの注意が必要です。

差し込み前にExcelのデータを完成させる

WordとExcelを連携した後にExcel側のデータを大きく変更すると、意図したとおりに差し込まれない場合があります。

差し込み印刷に使用するデータは、できるだけ内容を確定させてからWordと連携しましょう。

印刷前にすべての宛先を確認する

差し込み印刷では、一度の操作で多数の文書を作成・印刷できますが、文字数などによって改行崩れが起こる場合があります。

印刷前に「結果のプレビュー」を使って、会社名・氏名・住所などの情報やレイアウトを確認しておきましょう。

まとめ

今回は、Wordの差し込み印刷機能を使って、Excelの宛先リストをWordに連携する方法を紹介しました。

差し込み印刷を使えば、会社名や氏名、住所などが異なる文書を1件ずつ作り直す必要がなく、複数の宛先に送る文書を効率よく作成・印刷できます。

今回は送付状の作成を例に解説しましたが、宛名ラベルやはがき、封筒などにも活用できるため、同じ形式の文書を複数の宛先に向けて作成する機会がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

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