2020年3月9日

初めての社内報制作、最初に確認すべき5つのこと

初めての社内報制作

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最近では社内の飲み会やイベントを敬遠する若手社員も増え、社員間の交流機会も少なくなって久しいのではないでしょうか。(いや、ウチは違う!という企業様はごめんなさい…。)

また組織が大きくなればなるほど社員一人一人の顔が見えづらくなりますが、更に自分と関わりのない他部署であれば「あの部署って何をしているの?」なんて会話はよくあります。

そんな中、今改めて社内報が見直されています。

さて、もし未経験のあなたが社内報制作を任されたら、まずは何から手を付けますか?

片端から印刷会社に問い合わせる?いや、まずは予算を決めないと…!企画は何にしよう…、頭を悩ますことはたくさんあります。

私たちに数多く寄せられる問い合わせの多くは「何から手を付けて良いかわからない」というもの。

社内報制作にはいくつもの工程が必要ですが、今回は印刷会社や制作会社に依頼する前に確認しておくこと、整理すべきことをまとめてみました。

1.目的・コンセプト

誰に対してどういう効果を求めるのかは、誌面の内容を決めるのに重要です。

社内報は、会社から従業員に向けて発信する社内情報であり、会社の方針、社内活動、企業文化、考え方の共有、社員間コミュニケーションの促進などの役割を担っています。

by 社内報の意義とは?社員意識を変える5つの目的と活用方法

社内報の役割は、

・ES(従業員満足度)を上げたい
・会社を好きになってもらいたい
・コミュニケーションの活性化
・情報を共有したい

等々、数多くありますが、まずはどうして社内報を制作するのか、目的やコンセプトを確認してください。

目的が明確でないと企画やコンテンツの内容にも影響し、誌面上で伝えたいことがブレてしまいます。

2.デザインイメージ

クライアントとデザイナーの間におけるイメージのすり合わせというものはなかなか難しいものです。

ターゲットや目的に応じてデザインのトンマナは変わってきます。

「若手社員向けのカジュアルな雰囲気にしたい」「年配の方も多いためアカデミックなお硬い雰囲気にしたい」などなど、デザインイメージやトンマナを想定しておくと、デザイナーとのイメージ共有がしやすく、打ち合わせがスムーズに進みます。

参考:デザイン打ち合わせで失敗しない6つの方法~クライアント編

印刷会社としては、参考にしたい雑誌を持ってきていただいて、こういうイメージにしたい、とお伝えいただくだけでも助かります。

3.サイズとページ数

サイズやページ数、カラーかモノクロか、紙の質などは見積もりや制作期間にも影響します。

用紙には、サイズや厚さの規定があり、◯◯紙などの種類があります。そして、そのサイズ、厚さ、種類によって、用紙自体の値段や印刷コストが変わります。
もちろん、用紙サイズや厚さ、種類によって、印刷物の用途も変わってきます。

by 用紙サイズ、厚さ、種類…用途に適した印刷でコスパを上げる

また冊子の場合、ページ数が8ページからという決まりがあるなど、印刷形式に応じたルールもあります。

どのページ数が最適なのかをまず印刷会社に相談してみてください。

4.スケジュール

「いつまでに依頼すれば良いのか?」というのも私たちによく寄せられる質問の一つです。

ページ数にもよりますが、制作依頼から発行までの平均的なスケジュールは約半年です。

スケジュールがタイトになればなるほど費用にも影響します。余裕を持って依頼しましょう。

5.取材・撮影

取材・撮影が要るのか、外部に依頼する必要があるかというのも確認しておきたいポイントです。

外部に依頼するとなるとどうしても費用はかさみますが、社内のリソースが足りない場合や品質を重視したい場合は重宝します。

外部に依頼する場合は、カメラマン・ライターのスケジュールを抑える必要がありますので、余裕をもって依頼しましょう。

まとめ

確認すべきポイントはまだまだあるのですが、まず最初にこのポイントを押さえておくと、非常にスムーズに制作が進みます。

また、可能な限り依頼者側のご希望に応えるには、予算と目的を元に優先順位を決めていく必要があります。予算を始めにお伝えいただけると、ご提案もしやすくなります。

ぜひ参考にしてみてください。