2025年2月21日
マニュアル改訂時に押さえておきたい3つのポイント
この記事を読むのに必要な時間は約 3 分です。
マニュアルは一度完成したら終わりではありません。運用後のフィードバックや業務内容の変更などに応じて、定期的に改訂をする必要があります。
マニュアルに最新の情報が反映されていないと、実際の業務との間にズレが生じ、トラブルの原因になることも。また、マニュアルを運用するうえでは、全員が常に同じ情報を参照できるようにしなければ、形骸化してしまう恐れがあります。
そこで今回は、マニュアルの改訂作業をスムーズに進めるために気を付けたい、3つのポイントについてご紹介します。
マニュアルの改訂をスムーズに進めるポイント
1．担当者とメンテナンスルールを明確にする
マニュアルの改訂作業をスムーズに進めるためには、あらかじめ担当者とルールを明確にしておくことが重要です。
例えば、以下のような点を事前に決めておくと、情報の更新漏れや管理における混乱を防ぐことができます。
・改訂頻度やタイミング：どのくらいの間隔で見直すのか（変更の都度 or 定期的な見直し）
・担当者の役割：誰が情報を集約し改訂作業を行うのか
マニュアル制作はチーム体制で取り組むことが一般的ですが、改訂の際も同様にチームで進めることで、チェック体制が強化され、より正確なマニュアル運用につながります。
2．改訂履歴を記録し、管理を徹底する
マニュアルを改訂する際には、「いつ」「どこを」「どのように」修正したのかを記録し、適切に管理する必要があります。
「第●版」のようにバージョンを明記し、改訂履歴を残しておくことで、「どれが最新版なのかわからない」「新しいマニュアルと古いマニュアルが混在している」といったリスクを軽減することができます。
▼改訂履歴の書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。
また、マニュアルをWordやExcel、PowerPoint、PDFなどで作成し、社内ネットワーク上で共有するケースも多いでしょう。しかしその際、社員が各自ローカル環境にダウンロードして閲覧する場合もあり、マニュアルを改訂したときにローカル上に保管したものまで管理が行き届かないという課題もあります。
そのため、常に最新のマニュアルをネットワーク上で閲覧するよう周知するなど、マニュアルの保管先を明確にしておくことも重要です。
3．マニュアルの形式・体裁を統一する
マニュアルは、企業全体で統一したフォーマットを使用することで、改訂作業の効率が向上します。
例えば、全社的な規則の変更や法改正などによって、複数のマニュアルを同時に改訂する場合もあるでしょう。その際、業務マニュアルはWord、教育マニュアルはPowerPoint、のようにマニュアルの形式がバラバラだと、改訂箇所を探すのに時間がかかり、更新漏れのリスクも高まります。
使用するフォーマットや形式は、社内である程度統一しておくと、改訂作業がスムーズになり、管理の手間も軽減されます。
まとめ
今回は、マニュアルを改訂する際の3つのポイントをご紹介しました。
・担当者とルールを決めて、更新漏れを防ぐ
・改訂履歴を管理し、常に最新版を参照できるようにする
・マニュアルの形式を統一し、効率的に改訂できるようにする
マニュアルは、効果的に活用し続けるためにも、定期的なメンテナンスが欠かせません。最初にマニュアルを作成する段階から、改訂や整備にしやすさも考慮しておくことで、長期的に運用しやすいマニュアルになります。
定期的な見直しを行い、使われるマニュアルを目指しましょう。
