2016年4月15日
うっかりを防げ！事務所・オフィスの移転に準備する印刷物、更新が必要な印刷物をチェック
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引っ越しが決定！準備はなにが必要？
社屋や事務所、オフィスの移転には、引っ越し作業だけではなく多くの準備が伴います。
特に忘れてはならないのが印刷物です。
よく利用する印刷物であれば思いつくものも、めったに使わないものは後で気づくこともあるのではないでしょうか。
印刷物はインターネットやEメールと違い、すぐに変更・納品ができるものではありません。
住所だけでなく電話番号が変わる可能性もありますし、修正漏れがきっかけで大きなトラブルを引き起こす可能性もあります。
取引先・顧客に迷惑をかけないためにも、必ず確認する必要があります。
そこで今回は、事務所やオフィスの移転の際に準備する印刷物、更新が必要な印刷物をご紹介したいと思います。
移転の際に準備する印刷物とは
まずは移転の際に準備する印刷物をご紹介します。
☑移転のご案内（挨拶状・案内状）
最近はメールで挨拶を済ませてしまう企業も少なくありませんが、やはり取引先や関係各社への移転の挨拶状送付は必須です。
送付先リストの準備をはじめ、送付日、部数、形式（紙質）、印刷会社の選定などを決めなくてはいけません。
ちなみに挨拶状の紙質は、お得意様をメインにお送りするため上質紙や大礼紙などの高級感のあるタイプを使用するのが一般的です。
官製はがきでも良いのですが、フォーマルさを出したい場合は厚みのある私製はがきを使用するのがおすすめです。
封書の場合は、A4の3つ折りが入る長形3号封筒タイプ、単判、2つ折や3つ折りのカードを入れる洋2封筒の2つのパターンがあります。
印刷会社にどこまでお任せするかは、規模や手間を考えて決めましょう。
文章（コピー）制作や印刷、封入、発想まで、一括で印刷会社やDM代行会社などに依頼することもできます。
また、送付リストに漏れがないよう念入りなチェックが必要です。
ちなみに、発送時期は移転の1ヶ月前を目安としてください。
移転の際に更新が必要な印刷物とは
移転に際しては、基本的に住所が記載されているものは全て更新しなくてはいけません。
メールの署名のようにすぐに訂正ができるものと違い、印刷物は時間やコストがかかります。
会社によって印刷物の種類は様々ですので、代表的なものだけご紹介します。
☑移転時に更新が必要な印刷物1.名刺・封筒・伝票
名刺や封筒は基本ですね。
よく利用するため、漏れることはあまりないと思います。
しかし意外と忘れがちなのが伝票類です。
伝票類をExcelや自社システムなどで制作し、社内プリンタを使って出力するタイプの場合は、チェックが漏れやすいです。
☑移転時に更新が必要な印刷物2.会社案内・パンフレット類
会社案内やパンフレット類も更新が必要です。
もっとも注意しなければいけないのは、その配布時期です。
状況によっては、旧住所と新住所を併記する場合もあります。
旧住所はいつまで配布し、部数はどれくらい必要か、新住所の配布のタイミングはいつになるのか…などタイミングの検証が必要です。
また、季節モノ、展示会で配布するカタログなど、時期が限られる配布物は、住所の変更が漏れていることが多いです。気をつけましょう。
☑移転時に更新が必要な印刷物3.チラシ・DM
チラシやDM、ポスターなどの広告印刷物も、更新が必要です。パンフレット類と同様、配布時期に注意しましょう。
場合によっては、古いものが回収できる仕組みも必要です。
☑移転時に更新が必要な印刷物4.社員証
意外と忘れがちなのが社員証などの社内で使用する印刷物です。社内の印刷物に住所が記載されていないか、今一度確認をしてください。
移転までに納品が間に合わなかった場合
納品が移転時期までに間に合わない場合や大量の在庫が残っている場合は、ラベルタイプの修正・訂正シールを使用する方が、手間やコストがかからないこともあります。
訂正シールは、インクジェットやレーザープリンターなどで印刷できるものもあれば、印刷会社で大量発注することも可能です。
一から印刷したほうがいいのか、シールを発注するのか、どちらのコストが安く済むのかを試算しましょう。
移転に伴う更新が必要な印刷物まとめ
印刷物で注意したいのが、納期や配布・使用時期です。移転が決まったら、余裕を持って変更できるようにしましょう。
郵便番号や電話番号なども、忘れずに確認してください。
また、プレスリリースやパブリシティなども、注意が必要です。
リリースをいつ出すか、メディアの発行・発売日がいつになるのかで、旧住所・新住所どちらを記載すべきかが変わります。
意外と忘れがちなのが、自分で作成・印刷する書類です。
見積書や請求書は、見積もりの時期と請求時期が違いますので、請求時に旧住所になっていないかをチェックしてみましょう。
印刷物ではありませんが、メールの署名など、個人で変更が漏れているパターンも多く見られます。
印刷の有無に関わらず、プレゼンや取引先に提出する資料なども確認しましょう。
古い資料を上書きしたり、別名保存して修正する場合も、住所変更に漏れがないか注意してください。
