2016年4月8日
会社案内制作で時間とお金のムダをなくす7つのポイント
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会社案内制作で時間とお金のムダをなくすには
いざ、「会社案内を作ろう」となれば、決めることがたくさんあります。
会社案内に限らず、印刷物は、予算や納期など、様々な決定を経て作られます。
なんとなくで適当に決めてしまうと、無駄が多くなったり、時間をかけすぎてしまったり、予算オーバーになってしまったり…いろいろと後悔することも多くなります。
時間とお金のムダをなくし、適切な判断と決定を下すためにも、意思決定を誰が行うか、決裁権は誰にあるのか、何を決めなければいけないのかを予め確認しておく必要があります。
そこで今回は、会社案内制作における時間とお金のムダをなくす7つのポイントをご紹介したいと思います。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント1.目的を明確にする
どんな印刷物にも言えることですが、会社案内を作るにあたっては、まずは目的やコンセプトを確認しなくてはいけません。
例えば、新たに制作するのか、リニューアルなのかでも制作目的は変わります。
リニューアルであれば、「情報が古くなったから最新情報を掲載したい」「ブランドイメージを刷新したい」などの目的があります。
新たに作る場合は、会社の勢いがある時期ですので、ブランディングはもちろん、営業ツールとしての役割も果たすことでしょう。
このように、目的によってコンテンツの内容は変わります。
また、新年度や周年記念に併せてリニューアルするなら、納期も厳守しなければいけません。
会社案内を作る目的やコンセプトが明確になると、デザインや形式、ページ数、部数などこれから決めるべき物事も決めやすくなります。
最初の目的をはっきりさせることで、時間的にも、また結果的に費用のムダを防ぐことができるようになるのです。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント2.予算を決める
「金に糸目をつけない」なんてことはまずありえない話です。また、予算が決まっていなければ、コンテンツも決まりません。
もし前回の見積もりがあれば、そこから予算の目処をつけます。
必要コンテンツが増えればページ数も増えますし、取材の必要性があれば、費用はそれなりにかかります。会社の成長が著しい状況であれば、部数も増えるでしょう。
予算によっては、コンテンツの取捨選択がせまられます。何を追加し何を削れるかも目的によって変わります。
高級感を出したいのであれば、用紙の質も変わります。
まずは目的とともに予算を明確にしましょう。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント3.形式を決める
冊子形式のパンフレット、折り加工のリーフレット、ポケットフォルダー付きのフライヤーなど、会社案内の形式はたくさんあります。
どの形式を選ぶかで、見積りも変わりますし、構成や必要ページ数も決まります。
会社案内は基本的にパンフレット（冊子）形式ですが、パンフレットの場合、ページ数は8ページか16ページの倍数が基本です。
参考：パンフレットや冊子形式の印刷物に必要なページ数の決め方
ポケットフォルダーとパンフレットや冊子形式の印刷物に必要なページ数の決め方は、片面もしくは両面にポケットがついており、フライヤータイプの印刷物を収納できるツールです。
1枚1枚、必要に応じて印刷物（コンテンツ）を収納することができるので、ページ数の制限がありません。
必要な分だけフライヤー（ページ）を印刷できるので、増刷のタイミングや部数も、それぞれの在庫が切れた時点で行うこともできます。ページごとの改訂・差し替えも容易です。
また、営業担当の名刺をいれられるような加工や、パンフレット形式にポケット加工を施したタイプもあります。
便利ではありますが、形式は加工が複雑であればあるほど見積もりにも影響しますので、予算との兼ね合いで決めていきましょう。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント4.ページ数
必要コンテンツや形式が決まれば、必要なページ数も決まります。
ページ数は費用にも影響します。ページ数が多ければそれだけ費用はかさみますが、それだけではありません。
先ほども言及したとおり、パンフレットの場合、8ページか16ページの倍数が基本です。
それ以外のページ構成になる場合、ページ数が少なくてもコスト増に繋がる場合があります。
余計なコストをかけないためにも、ページ数は充分に検討してください。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント5.用紙を決める
会社案内は会社の顔ですし、ブランディング目的で制作することも多いです。
「高級感を出したい」「洗練された印象を打ち出したい」のであれば、用紙を変えてみましょう。（高級感を演出するには、もちろんデザインも大事な要素です！）
なぜなら、用紙のサイズ、種類や厚さで、印刷物の仕上がりや見た目の印象が変わるからです。
パンフレット類の平均サイズはA4ですが、個性を出すためにそれ以外のサイズを指定する場合もあります。
印刷会社によっては、オプションで表紙だけ紙の厚さを変えることもできます。
もちろん費用も用紙によって変わりますので、予算に応じて検討してみてください。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント6.部数を決める
初めて会社案内を作る場合、どれだけ刷ればよいのか見当もつかないのではないでしょうか。
会社案内の場合、平均的には2,000部弱といったところです。民間企業の場合、配布先を熟慮せず「とりあえず1,000部」のような発注の仕方が多く、割とアバウトです。
実際には1,000部も要らない…と思っても、オフセット印刷であれば、100部と1,000部では見積もりがあまり変わらない場合もあります。増刷の手間や費用のことを考えれば1,000部が妥当な数字でしょう。
ちなみに、公益法人の場合は各市町村に配布というケースが多いため、全国の市区町村数に比例した2,000部という数が多いそうです。
100部も1,000部もそこまで金額が変わらない場合もあります。今後の需要を考えて、多めに作っておいた方が費用的に安く付く場合もあります。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくすポイント7.納期（スケジュール）を決める
会社案内の目的によって納期は決まります。
例えばオフィスの移転のために会社案内をリニューアルをするならば、引越し前までに納品が必要になります。
そして納期によって、取材のアポ、原稿の提出期限、校正の締め切り、校了日などが決まってきます。
どの印刷物にも言えることですが、納期までの期間が短いと、当然コストが高くなります。余裕を持ってスケジュールを組みましょう。
会社案内制作で時間とお金のムダをなくす7つのポイント まとめ
会社案内を制作するにあたり、決定事項や全体の流れを把握しておくだけでも、印刷だけに限らず、企画から納品までがスムーズになります。
また、どのような印刷物においても言えることですが、Webと違い、パンフレットには掲載スペースに限りがあります。その掲載スペースを決めるのは形式やページ数、予算です。
理由や目的が明確であれば、自然とどのようなコンテンツが必要であるのか、何が不要なのか、取捨選択もクリアになります。
十分な検証をせずに決定を急ぐと、後悔する可能性も高くなります。後々、「止めておけばよかった」「修正したい」とならないよう、早めに確認をし、準備をしておきましょう。
