なぜ必要？マニュアル作成で得られる4つのメリットとは

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マニュアル作成のメリット
まとめ

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皆さんの職場にマニュアルは存在していますか？
中には、マニュアルを作らずに、業務の進め方は各従業員の記憶や経験に頼っているという場合もあるかもしれません。

また、マニュアルの必要性は感じつつも、「作成する時間がない」「今はまだ作らなくても問題ない」といった理由で、なかなかマニュアル作成に取り掛かれていないという方も多いのではないでしょうか。

確かに、マニュアル作成には多くの時間と労力が必要ですが、適切に運用することで、業務の効率化や品質向上につながり、組織運営を支える重要なツールとなります。

そこで今回は、マニュアルを作成するメリットについてご紹介いたします。

マニュアル作成のメリット

1．人材育成・社員教育の効率化

日々の業務に追われる中で、新入社員の教育や人材育成に十分な時間を確保するのは難しいものです。しかし、教育が不十分なまま業務を進めると、理解不足によるミスや品質の低下を招くおそれがあります。

マニュアルを導入することで、業務経験の浅い社員であっても、業務の流れや基礎知識を視覚的に確認することができ、わからない部分は何度でも繰り返し見直すことが可能です。「マニュアルを見ればわかる」という状態を作ることで、リモートワークでも安心して業務を進めることができます。

また、指導する側もマニュアルに沿ってレクチャーできるため指示を出しやすく、教育の負担が軽減されます。さらに、マニュアルによって指導内容が標準化されるため、教える人による内容のばらつきも防ぐことができるでしょう。

2．属人化の解消

「あの人に聞かないとわからない」「その担当者にしかできない」といった業務が多い状態だと、担当者が急遽休んだり、異動・退職した際に業務が滞ってしまうリスクが高まります。

あらかじめマニュアル化しておくことで、担当者が不在の状況でも、他の従業員がスムーズに業務を進めることが可能です。

また、マニュアルがあれば引き継ぎもしやすくなるため、担当者の変更による業務品質の低下も防ぐことができます。

3．業務品質の維持

マニュアルがあることで、「誰が担当しても同じ品質で業務ができる」というメリットがあります。従業員の経験やスキルに差があったとしても、優れた業務ノウハウをマニュアルに落とし込んでおくことで、作業品質や対応スピードのばらつきを軽減することができます。

さらに、業務の抜け漏れを防ぎ、ミスの防止にもつながるため、全体的な業務の品質向上に寄与します。

4．業務効率の向上

マニュアルを作成することで、「次に何をすべきか」「トラブルが発生した場合はどのように対処すればよいか」がすぐにわかるようになります。その結果、判断に迷う時間や、他の人に確認する手間が減り、業務の効率化につながります。

さらに、「マニュアルの作り方とは？おさえておきたい6つのステップ」の記事でもご紹介しましたが、マニュアルを作成するには、業務の細分化やカテゴリ分けなど、業務全体の情報整理が必要です。マニュアル作成の過程ですべての業務を洗い出すため、非効率な作業や不要な工程が可視化され、業務の改善点を見つけるきっかけにもなります。

また、過去の経験やトラブル事例を共有する場にもなるため、ミスの再発防止やさらなる業務効率の向上も期待できるでしょう。

以下の記事でもご紹介しているように、マニュアル作成にあたって、まずはマニュアルのメリットを理解し、作成の目的や対象者を明確にすることが重要です。目的が明確であれば、記載すべき情報や構成も自然と固まってきます。

一方で、なんとなくでマニュアルを作成してしまうと、実際の業務との乖離が生じ、かえって業務効率を低下させてしまうおそれがあります。そのため、まずはマニュアルの位置づけや軸をしっかりと定めることが大切です。