2026年3月13日
業務マニュアルの作り方とは？作成手順と基本の6ステップ
目次 ▼
この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。
業務マニュアルを作成する際には、情報整理や原稿作成だけでなく、
・制作メンバーの決定
・納期やスケジュールの調整
・関連部署との連携
など、さまざまな準備が必要になります。こうした作業を抜け漏れなく進めるためには、まずは全体の流れを整理し、完成までの計画を立てておくことが重要です。
では、具体的にはどのように進めればよいのでしょうか。
今回は、業務マニュアル作成の基本的な進め方をご紹介します。
Step1. 基本仕様を決める
まずは、マニュアルの目的や仕様を明確にするところからスタートします。
①目的・対象
マニュアル作成にあたり、最初に明確にしておきたいのが対象（ターゲット）です。
例えば、新入社員向けなのか、管理職向けなのか、アルバイト向けなのかによって、理解できる内容や記載すべき内容は大きく変わります。新入社員向けであれば、専門知識がないことを前提に、用語の解説から丁寧に説明する必要があるでしょう。
対象を明確にすることで、求められるスキルや理解度に合わせた内容設計がしやすくなります。
②記載範囲
対象が決まったら、マニュアルに記載する情報の量や範囲を整理します。前提知識をどこまで想定するのか、どの程度まで詳細に説明するのかなど、対象者の理解度に応じて記載範囲を調整しましょう。
改訂版を作成する場合は、前回の改定日や変更内容を確認し、必要な範囲に絞って更新を進めることも大切です。
▼マニュアルの改訂方法については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
③運用方法
マニュアルを紙で配布するのか、デジタルで運用するのかも事前に検討が必要です。
紙媒体の場合は、サイズや印刷形式、配布方法などを決めます。デジタルの場合は、データ形式や共有方法、セキュリティ対策などもあわせて検討しましょう。更新や改訂のしやすさも考慮し、最適な運用方法を選ぶことが重要です。
▼マニュアルの媒体ごとのメリットとデメリットについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。
④制作スケジュール・納期
マニュアルの仕様やボリューム、外部委託の有無などを踏まえて、制作スケジュールを決めていきます。
特に、関連部署の確認や上長の承認が必要な場合は、想定以上に時間がかかることも少なくありません。スケジュールには余裕を持たせ、イレギュラー発生時にも柔軟に対応できる計画を立てておきましょう。
Step2. 業務の全体像を把握し、情報を整理する
基本仕様が決まったら、業務の全体像を整理し、マニュアルに記載すべき情報を選定していきます。
実際にはマニュアルに掲載しない内容であっても、業務全体を把握しておくことで、「どの情報をマニュアル化すべきか」が見えてきます。
業務のアウトラインが整理できたら、業務の流れを時系列でまとめ、簡単なフロー図を作成しましょう。業務の流れを可視化することで、情報の抜け漏れを防ぎ、以降の作業をスムーズに進めることができます。
▼業務フロー図の書き方については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
Step3. 構成案を作成する
作成した業務フローをもとに、マニュアルに掲載する内容をリストアップし、階層構造に整理します。ここは、マニュアルの骨組みとなる重要な工程です。
各ステップの業務内容や関係者を整理することで、「誰にどのようなヒアリングを行うべきか」といった、次の工程に必要な情報も見えてきます。
この構成案は目次のベースにもなるため、注意事項や用語解説、イレギュラー対応なども含め、漏れがないように洗い出しておきましょう。
Step4. ヒアリングシートを作成する
整理した業務内容をもとに、関係者へのヒアリング項目をまとめたヒアリングシートを作成します。必要に応じて、写真撮影のスケジュールもこの段階で計画しておくとよいでしょう。
業務の流れやオペレーション、注意事項、イレギュラー対応など、質問をカテゴリごとに整理しておくことで、ヒアリングを効率よく進めることができます。
▼具体的なヒアリングの進め方については、以下の記事で詳しくご紹介しています。
Step5. ヒアリングを実施する
作成したヒアリングシートをもとに、関係者へのヒアリングを行います。
可能であれば、実務担当者だけでなく、上長やアルバイトなど、さまざまな立場の人から話を聞くことで、業務の全体像をより客観的に把握できます。ノウハウや実務上の工夫なども共有してもらうと、実践的なマニュアルづくりにつながるでしょう。
また、ヒアリング対象者には事前に質問項目を共有し、以下の準備を依頼しておくとスムーズです。
・業務フローを振り返っておいてもらう
・必要に応じて資料を準備してもらう
・作業方法にばらつきがある場合は、関係者間で事前に認識をすり合わせてもらう
Step6. 原稿を作成する
ヒアリング内容と構成案をもとに、マニュアルの原稿を作成します。作成時には、以下のポイントを意識すると、よりわかりやすいマニュアルになります。
・写真や図を活用する
視覚的な情報を加えることで、業務のイメージがつかみやすくなる
・見出しや箇条書きを活用する
情報を整理し、読みやすい構成にする
・専門用語の説明を入れる
対象者の理解度に応じて、必要な解説を加える
原稿が完成したら、関係者にレビューを依頼し、内容に誤りがないか、読み手にとって理解しやすいかを確認します。また、その業務に詳しくない第三者にも読んでもらうことで、より客観的なチェックが可能になります。
▼以下の記事では、マニュアル作成時のポイントをご紹介しています。
まとめ
今回は、業務マニュアルの作成手順についてご紹介しました。
マニュアル作成には時間と労力がかかりますが、完成すれば利便性や業務効率の向上に大きく貢献します。また、マニュアル作成の過程で業務の課題が見つかり、改善につながるケースも少なくありません。
業務マニュアルは、新入社員だけでなく、中堅社員や管理職にとっても役立つ重要なツールです。内容の抜け漏れやスケジュールの遅延を防ぐためにも、計画的に進めていきましょう。
