2024年10月24日
広報誌や機関誌の制作業務を外部委託するメリット・デメリットとは？
目次 ▼
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近年、働き方改革や人材不足にともなって業務効率化やコスト削減が求められる中、さまざまな業界で外部委託のニーズが増加しています。
一般的に「業務委託」「外部委託」というと、経理や総務などバックオフィス業務のイメージが強いですが、広報誌や機関誌の制作においても、取材や編集などの業務を外部に委託することが可能です。
そこで今回は、取材・編集業務を外部委託する際のメリットとデメリットについてご紹介いたします。
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取材・編集業務を外部委託するメリット
1．業務効率の向上
専門の会社に業務を委託することで、社内で対応するよりも作業にかかる時間が短縮されます。同時に、これまでノンコア業務に費やしていた時間が空き、本来やるべきコア業務に集中することができるため、業務効率の向上が期待できます。
社内でしかできない業務と、外部に任せられる業務を整理することで、限られた人材を最大限に活用でき、組織全体の生産性を高めることができるでしょう。
2．属人化リスクの回避
広報誌や機関誌制作は、一人または少人数で担当しているケースも多く、その場合、担当者の急な不在や退職時によって業務が滞るリスクがあります。
広報誌や機関誌は発行日が決まっていることも多く、イレギュラーな事態への対応が遅れると、発行そのものに影響が出てしまうこともあるでしょう。
外部委託では、多くの場合チーム体制で業務を進めるため、属人化のリスクが軽減され、急な事態にも柔軟に対応することができます。
3．コスト削減につながる場合も
今まで社内でやっていた業務を外部委託するのにコストが削減される、というのは少し意外に思うかもしれません。しかし、実際には社内の人件費を考えると、外部委託のほうがコストが低く抑えられるケースがあります。
特に、外部委託であれば社内の人件費や新規採用、教育等にかかる費用を削減することができるため、長期的にコスト削減が期待できることも多いです。
取材・編集業務を外部委託するデメリット
1．社内にノウハウが蓄積されにくい
外部委託によって業務の負担は軽減されますが、その分、社内にノウハウが蓄積されにくくなるというデメリットもあります。
将来の人材育成も視野に入れたうえで、社内でやるべき業務と外部委託する業務を整理し、委託範囲を検討するようにしましょう。
2．委託先に作業指示を出す手間がかかる
外部委託を行う際には、委託先に対して具体的な指示や制作ルールを共有する必要があり、そのための手間が発生します。
これらを負担に感じる方もいますが、このような業務内容の整理にかかる作業負担は、後輩に教えたり後任に引き継ぐのと大きな違いはありません。
業務を分解する中で不要な作業が見つかることもあり、結果として効率化につながることも期待できます。
3．コストが増加する可能性も
先ほど「外部委託によってコスト削減につながるケースがある」とお伝えしましたが、その一方で、委託内容や難易度によってはコストが増加する可能性もあります。
業務効率の向上や属人化リスクの軽減など、業務委託によって得られるメリットとのバランスを考えながら、費用対効果を見極めて委託範囲を決めることが重要です。
まとめ
今回は、取材・編集業務を外部委託する際のメリットとデメリットについてご紹介しました。
委託先によって費用感や委託できる範囲などはさまざまですが、業務委託を上手に導入することができれば、業務の効率化やコスト削減、時間の有効活用など、多くのメリットが期待できます。
ぜひ、外部委託を検討する際の参考にしてみてください。
