2022年3月4日
広報誌や機関誌の制作業務を、外部委託するメリットとデメリット
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近年の働き方改革やテレワークの普及にともなって業務効率化やコスト削減が求められています。
組織の人材不足も深刻化する中、業務効率化の手段の一つとして業務委託が注目を集めています。
業務委託と言うと経理や総務のイメージが強いですが、広報誌や機関誌の制作における取材や編集などの業務も外部委託が可能です。
そこで今回は、取材・編集における業務委託のメリットとデメリットについてご紹介します。
取材・編集における業務委託のメリット
１．業務効率の向上
その業務を熟知した専門の会社に委託するため、内部で取り組むよりも作業にかかる時間が短縮されます。
また、今までノンコア業務に割いていた時間が空くことで、本来やるべきコア業務に集中することができます。
内部でしかできないことと外部でもできることを整理することによって、限られた人材を有効に活用でき、組織全体の生産性向上にもつながります。
２．属人化を防ぐ
１人もしくは少人数で広報誌・機関誌制作を担当しているケースも少なくありませんが、仮に担当者が急遽休んだり退職したときに「他にできる人がいない！」という事態になりかねません。
広報誌や機関誌は発行日が決まっていることが多く、イレギュラーな事態が起きたとき発行そのものに影響が出てしまうこともあります。
外部委託であればチーム体制で担当していることが多いため、属人化のリスクを軽減し、急な事態にも臨機応変に対応することができます。
３．コスト削減につながる場合も
今まで社内でやっていた業務を外部委託するのにコストが削減される？と少し意外に思うかもしれません。
しかし、広報誌・機関誌制作にかけている内部の作業時間を考えると、実際は外注費用よりも人件費のほうがコスト高であるケースも見受けられます。
外部委託であれば社内人件費や新規採用、教育等にかかる費用を削減できる余地が大きいため、結果的にコスト削減につながることも考えられます。
取材・編集における業務委託のデメリット
１．社内にノウハウを蓄積できない
外部に業務を任せられる点は大きなメリットではありますが、一方で社内にノウハウを蓄積できず人材が育たないというデメリットもあります。
社内でやるべき業務と外部委託する業務を整理し、委託範囲などは十分に検討して決めるようにしましょう。
２．委託先に作業指示を出す手間がかかる
外部委託をするにあたり委託先への作業指示や制作ルールの共有が必要になるため、負荷に感じる方もいるかもしれません。
しかし、業務内容を分解してまとめたものさえあれば外部委託は意外と簡単で、それにかかる作業負担は、後輩に教えたり後任に引き継ぐのと大きな違いはありません。
業務を分解する中で不要な業務が見つかることもあるので、結果として効率化につながることも期待できます。
３．コストがかかる場合も
先ほど「業務委託によってコスト削減につながる場合がある」とお伝えしましたが、委託内容や難易度等によってはコストが高くなる場合もあります。
業務効率の向上や属人化リスクの軽減等さまざまなメリットがありますが、委託範囲や費用対効果をよく考慮しながらコストを比較することが重要です。
まとめ
今回は業務委託のメリットとデメリットについてご紹介しました。
委託先によって費用感や委託範囲等はさまざまですが、業務委託を上手く導入することができれば生産性が上がり、時間を有効活用できる可能性は広がります。
ぜひ参考にしてみてください。
