2024年2月15日
広報誌や機関誌の制作業務を外部委託するメリット・デメリットとは？
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近年、働き方改革や人材不足にともなって業務効率化やコスト削減が求められる中、さまざまな業界で外部委託のニーズが高まっています。
一般的に業務委託というと経理や総務のイメージが強いですが、広報誌や機関誌の制作においても、取材や編集などの業務を外部委託することが可能です。
そこで今回は取材・編集業務の外部委託における、メリットとデメリットについてご紹介いたします。
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取材・編集業務の外部委託におけるメリット
１．業務効率の向上
専門の会社に業務を委託することで、内部で対応するよりも作業にかかる時間が短縮されます。同時に、これまでノンコア業務に費やしていた時間が空き、本来やるべきコア業務に集中することができるようになります。
内部でしかできないこと・外部でもできることを整理し外部委託を活用することで、限られた人材を最大限に活用でき、組織全体の生産性向上につながるでしょう。
２．属人化を防ぐ
広報誌・機関誌制作を一人または少人数で担当しているケースも少なくありませんが、その場合、担当者の急な不在や退職時に「他に対応できる人がいない」という事態になりかねません。
広報誌や機関誌は発行日が決まっていることが多く、イレギュラーな事態への対応が遅れると、発行そのものに影響が出てしまうこともあります。
外部委託であれば委託先がチーム体制で担当していることが多いため、属人化のリスクが軽減され、急な事態にも柔軟に対応することができます。
３．コスト削減につながる場合も
今まで社内でやっていた業務を外部委託するのにコストが削減される、というのは少し意外に思うかもしれません。
しかし、広報誌・機関誌制作にかかる社内での作業時間を考えると、実は外注費用よりも人件費のほうがコスト高であるケースも多くあります。
外部委託であれば社内の人件費や新規採用、教育等にかかる費用を削減することができるため、結果的にコスト削減につながることも期待できるでしょう。
取材・編集業務の外部委託のデメリット
１．社内にノウハウが蓄積されにくい
外部に業務を任せられる点は大きなメリットではありますが、一方で社内にノウハウが蓄積されず人材が育ちにくいというデメリットもあります。
社内でやるべき業務と外部委託する業務を整理し、委託範囲は十分に検討するようにしましょう。
２．委託先に作業指示を出す手間がかかる
外部委託をする際には委託先への作業指示や制作ルールの共有が必要となり、そのための手間が発生します。この作業を負荷に感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、業務内容を整理しておけば外部委託は意外と簡単で、それにかかる作業負担は、後輩に教えたり後任に引き継ぐのと大きな違いはありません。
業務を分解する中で不要な作業が見つかることもあるので、結果として効率化につながることも期待できます。
３．コストがかかる場合も
先ほど「外部委託によってコスト削減につながる場合がある」とお伝えしましたが、委託内容や難易度等によってはコストが高くなる可能性もあります。
業務効率の向上や属人化リスクの軽減など、さまざまなメリットがありますが、費用対効果を十分に検討しながら委託範囲を決めることが重要です。
まとめ
今回は取材・編集業務の外部委託におけるメリットとデメリットについてご紹介しました。
委託先によって費用感や委託できる範囲などはさまざまですが、業務委託を上手に導入することができれば生産性が上がり、時間をより有効的に活用できる可能性は広がります。
ぜひ参考にしてみてください。
