2023年12月15日
デジタル化した広報誌を上手に発信！読まれるための3つのポイントとは？
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近年、機関誌や広報誌をデジタル化する動きが加速しています。
デジタル化と言っても、PDF掲載、自社サイトへの記事転載、外部サイトの利用、SNS運用など、目的に合わせてさまざまな方法があります。
しかし一方で、「どのようにデジタル化すればよいのかわからない」「広報誌をデジタル化したもののあまり読まれていない」といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？
せっかく広報誌をデジタル化しても、うまく発信できていないと読者の目に触れる機会が減ってしまい、デジタル化する前よりも読まれなくなってしまう可能性があります。
そこで今回は、デジタル化した広報誌を上手に発信するためのポイントについてご紹介いたします。
広報誌をデジタル化するメリット・デメリット
Web媒体は幅広いユーザーに情報を発信するのに適しており、より多くの人への周知が可能になりますが万能ではありません。
メリットとデメリットを理解して、目的や対象に合った使い方をしていきましょう。
メリット１．リアルタイムの情報を発信できる
紙媒体の場合、完成して読者に情報が届くまでには時間がかかってしまいますが、Web媒体は更新・編集が容易なため、情報をスピーディーに届けることが可能です。
情報をリアルタイムで伝えることができ、発信した情報に変更があった際にもすぐに修正することができます。
PCだけでなく、スマホやタブレットからも閲覧できるため、いつでもどこでも最新の情報を確認することができるのも大きなメリットです。
メリット２．効果測定を行うことができる
どの記事がどのくらい読まれているのか、という効果測定を行うことができるのも、Web媒体ならではです。
紙媒体だと、広報誌がどのくらい読まれているのかを確認することはできず、読者アンケートを実施したとしてもなかなか思うように回答が集まらないこともあります。 Web媒体であればGoogleアナリティクスなどの無料ツールを使って、閲覧数やページ滞在時間、よく読まれているページなどを数値で見ることができます。
メリット３．掲載ボリュームが制限されない
Web媒体は紙媒体と違って誌面スペースが定められていないため、基本的には掲載できる情報量に制限はありません。誌面スペースや文字数を気にすることなく、多くの情報を掲載することができます。
動画・音声など文字や画像以外のコンテンツも掲載でき、発信できる情報の幅が広がるのも大きなメリットと言えるでしょう。
デメリット１．ユーザーがサイトにアクセスをしてくれないと情報が届かない
Web媒体の中でもWebサイトは「プル型」の情報発信とも言われ、ユーザーがサイトに訪れてくれるのを待っている状態となります。
つまり、どんなにすばらしい情報をWebサイトに載せたとしても、ユーザーが自分から情報を得ようとサイトにアクセスをしない限り、情報を見てもらうことができません。
デメリット２．他の情報に埋もれやすい
Web媒体にはさまざまな情報を掲載できるからこそ、伝えたい情報が他の情報に埋もれてしまいやすいというデメリットがあります。
また、Web媒体は紙媒体に比べて記事全体を一覧しづらく、じっくり読まれにくいという傾向があるため、興味がないと感じたユーザーはすぐに離脱してしまいます。
デジタル化した広報誌を上手に発信するためのポイント
１．Webサイトだけでなく「プッシュ型」の媒体と併用する
デジタル化としては、PDF掲載、自社サイトへの記事転載、外部サイトの活用、SNS運用など、さまざまな方法があります。
中でも、自社サイトへのPDF掲載やWebサイトへの記事転載をされている方は多いかと思いますが、先ほどお伝えしたように、Webサイトは「プル型」のツールのため、Webサイトに広報誌を掲載しただけでは読者には届きません。
そのため、メルマガやSNSを使って「プッシュ型」のお知らせをし、Webサイトに誘導する導線づくりが必要となります。定期的に届く紙媒体の広報誌も「プッシュ型」と言えるため、Webサイトと併用して発行するのも一つの方法でしょう。
２．効果測定を行いPDCAを回す
先ほどご紹介したように、Web媒体には閲覧数や人気記事などの効果測定を行うことができるというメリットがあります。
広報誌をWeb媒体に掲載して終わりではなく、掲載後に「どのくらい読まれているか」「どの記事が人気か」などの効果測定をきちんと行うことが重要です。
数値によって読者の興味関心が可視化されるため、広報誌の改善点や課題を洗い出しPDCAを回すことで、より読者のニーズに合った情報を発信できるようになります。
３．ポータルサイトを活用する
自社サイトへの掲載のほかに外部のポータルサイトを活用するのも一つの方法です。ポータルサイトに掲載することで、購読者以外の人にも広報誌を見てもらえる機会ができ、認知拡大につながります。
以下の記事でご紹介しているように、さまざまなポータルサイトで全国の自治体や官公庁、団体、協会などの広報メディアがまとめられています。
ポータルサイトを活用する場合にも、ポータルサイトへの掲載だけではなく、Webサイトなどと併用するのがおすすめです。
広報誌をデジタル化した事例
月１回発行していた広報誌をデジタル化した企業の事例をご紹介します。
社内のペーパーレス化が進んだこともあり、紙を廃止して広報誌のデジタル化を実施。掲載するコンテンツやページ数などは紙媒体のときと同様でPDF化したものを自社のWebサイトに掲載していました。
しかし、広報誌を月に1回Webサイトにアップしてもなかなか見てもらえず、紙で発行していたときよりも反応が下がるという結果になってしまいました。
先ほどもお伝えしたように、Webサイトには「ユーザーがアクセスをしてサイトに訪れてくれないと情報が届かない」というデメリットがあります。
この企業の場合はWebサイトだけでなく他の方法でも読者に情報を届ける必要がありました。
そこで、広報誌のPDFを月1回Webサイトにアップする発信方法から、広報誌の内容を記事形式で月2回Webサイトに掲載する方法に変更。記事が掲載されたタイミングで、メルマガを使って最新記事がアップされたことを読者に向けて発信しました。
メルマガで広報誌発行のお知らせをすることで「Webサイトに訪れてくれないと情報が届かない」というデメリットが解消されただけでなく、月に1回発信していた情報量を月2回に分けることによって、広報誌へ触れる回数が増え、少しずつ認知の向上につなげることができました。
まとめ
今回はデジタル化した広報誌を上手に発信するためのポイントをご紹介しました。
せっかくデジタル化をしても、発信方法がうまくいかないと読者のもとに情報が届かなくなってしまい、デジタル化によってサービスが低下したと捉えられてしまう可能性もあります。
デジタル化は目的ではなく、より多くの読者に充実した情報を届けるための手段の一つです。「PDFを掲載するだけ」「メルマガを配信するだけ」「Webサイトに掲載して終わり」ではなく、複数の媒体を併用してPDCAを回しながら、目的や対象に合った最適な情報発信をしていきましょう。
